Intégrer les factures des assurances
Ce que vous allez apprendre
- Comprendre comment la part prise en charge par les assurances entre en comptabilité, sans jamais être comptée deux fois
- Intégrer une facture assurance établie dans Finances › Facturation
- Savoir quoi faire quand une facture attend ses ventes, ou qu'elle diffère de la vente
Le principe, en deux temps
- À la vente, quand vous intégrez la fermeture de caisse, la recette est comptée une seule fois. La part prise en charge par les assurances est mise de côté dans « à facturer aux assurances » : la caisse ne sait pas toujours quelle assurance a couvert, on ne la devine donc pas.
- À la facture assurance, le document établi dans Finances › Facturation et présenté à l'assurance, on intègre la facture : la somme « à facturer » passe sur le compte de cette assurance. La recette n'est pas touchée, donc rien n'est compté deux fois.
Vous voyez à tout moment, dans Clients, ce qui reste « à facturer aux assurances ».
Étapes
- Dans le module Comptabilité, ouvrez Factures des assurances (menu Ventes, ou le lien sur l'accueil du module).
- En haut, une phrase rappelle le principe. Les pastilles Tous, À intégrer, Ventes à intégrer d'abord, Intégrée et Rien à intégrer filtrent la liste.
- Chaque ligne indique le numéro de la facture, l'assurance, la date, le montant, le nombre de tickets et son état. Pour une facture intégrée, la ligne dit aussi ce qu'il reste à encaisser.
- Touchez une facture. Un encadré explique la situation, puis Ce que cette facture apporte donne : le montant de la facture, le montant à intégrer, ce qui avait déjà été comptabilisé à la vente et l'écart éventuel.
- Pour une facture À intégrer, touchez Intégrer à la comptabilité. Le message « C'est fait : la facture est intégrée à la comptabilité » s'affiche et la facture passe à Intégrée.
Les états d'une facture
| État | Ce que cela veut dire | Ce qu'il faut faire |
|---|---|---|
| À intégrer | Toutes les ventes de la facture sont déjà intégrées. | Vérifier l'aperçu puis Intégrer à la comptabilité. |
| Ventes à intégrer d'abord | Des tickets de la facture sont dans des fermetures de caisse pas encore intégrées. | Intégrer d'abord ces fermetures (menu Ventes › Ventes de la caisse). |
| Intégrée | La facture est dans la comptabilité. | Suivre ce qu'elle doit : Encaisser le règlement d'une assurance. |
| Rien à intégrer | Les ventes de cette facture ont été comptabilisées avant cette règle (ou aucun ticket n'y est rattaché). | Rien à faire. |
| Annulée | La facture a été intégrée puis annulée en comptabilité. | Rien à faire. |
Points d'attention
- Écart avec la vente. Si le montant facturé diffère de ce qui avait été comptabilisé à la vente (rejet, minoration, remboursement entre-temps), l'aperçu affiche l'écart et un point à vérifier. Cochez « J'ai vérifié ces points et je veux intégrer quand même » pour continuer : l'écart est alors mis de côté, bien visible, pour être régularisé par votre comptable. Le choix du compte d'attente est à valider avec lui.
- Ventes anciennes. Les ventes déjà intégrées avant la mise en place de cette règle ne sont pas reprises : leurs factures s'affichent « Rien à intégrer » et ne sont pas retouchées, il n'y a donc pas de risque de double comptage.
- Une facture ne s'intègre qu'une fois. Toucher deux fois le bouton n'écrit rien de plus.
- Si l'année est déjà clôturée, ou le mois verrouillé, l'intégration est refusée avec un message clair.
- Seuls le comptable et l'administrateur peuvent intégrer ; le directeur consulte.
- Cet écran n'apparaît que si votre licence comprend les ventes de la caisse (qui demandent le module Finances).
