Dans le module Comptabilité, ouvrez Clients (menu Ventes). Sous Assurances, chaque assurance affiche ce qu'elle doit encore (« À encaisser : … ») et le nombre de factures à encaisser.
Touchez Encaisser à droite de l'assurance qui vous a réglé. Le bouton n'existe pas pour « Assureurs non identifiés » : cette ligne ne regroupe que des ventes anciennes.
La fenêtre « Règlement reçu de … » rappelle ce qu'il reste à encaisser sur les factures intégrées.
Saisissez le Montant reçu en francs entiers, sans centimes.
Choisissez Reçu dans : Espèces (caisse), Banque ou Mobile money.
Facultatif : cochez les factures que ce règlement solde. Sans choix, le règlement solde les plus anciennes factures d'abord.
Touchez Enregistrer le règlement. Le message « Règlement enregistré » s'affiche ; le reste à encaisser baisse d'autant, dans Clients comme dans Factures des assurances.
Le règlement s'enregistre comme toute opération de la comptabilité : il apparaît dans Mes opérations sous la forme « Règlement : » suivi du nom de l'assurance. Si vous vous trompez, Annuler rouvre les factures concernées.
Seules les factures intégrées sont soldées. Si vous recevez plus que ce qu'il reste à encaisser sur elles (acompte, facture ancienne non reprise), l'excédent est gardé sur le compte de l'assurance, sans être rattaché à une facture.
Les règlements s'ajoutent à la comptabilité ; ils ne modifient pas la facture elle-même dans Finances.
Seuls le comptable et l'administrateur peuvent saisir un règlement ; le directeur consulte.
Cette saisie demande l'option de licence « ventes de la caisse ».
