Valider les bordereaux de caisse

Ce que vous allez apprendre

• Consulter l'ensemble des bordereaux de caisse de l'établissement
• Valider ou rejeter un bordereau soumis par un caissier
• Consulter le rapport des recettes directes sur une période

Étapes

1. Ouvrez le module Finances, onglet Bordereaux.
2. Filtrez par statut ("En attente", "Validés", "Rejetés") et par date de début/fin si besoin.
3. Chaque ligne affiche le numéro, le caissier, qui a fermé la session, la caisse concernée, le solde déclaré, le solde théorique et l'écart entre les deux.
4. Cliquez sur "Voir détail" pour ouvrir le bordereau complet : informations de session (ouverture/fermeture, fond initial), récapitulatif financier (encaissements, remboursements, autres mouvements, solde théorique vs déclaré, écart) et le détail de chaque transaction.
5. Depuis un bordereau "En attente", cliquez sur "Valider" (confirmation simple) ou "Rejeter" (un motif de rejet est obligatoire).
6. Téléchargez le PDF d'un bordereau à tout moment via l'icône dédiée.
7. Le bouton "Recettes directes" génère un rapport sur la période sélectionnée, à part du détail par bordereau.

Points d'attention

• Fermeture forcée. Une caisse fermée par un superviseur apparaît « Fermeture forcée » et se valide ou se rejette comme les autres, avec les mêmes boutons. Son écart est affiché à 0 : celui qui valide reconnaît avoir reçu le montant, qui compte comme une recette réelle, comme si la caisse avait été fermée normalement. Il n'y a rien à justifier de plus.
• Valider son propre bordereau. Quiconque a le droit de valider (chef de caisse, comptable, administrateur) peut valider ou rejeter n'importe quel bordereau du site, y compris celui d'une session qu'il a lui-même ouverte. Le validateur est enregistré : un bordereau validé par son ouvreur s'affiche Validé par son ouvreur, et un survol du statut indique qui l'a validé.
• Un écart entre solde déclaré et solde théorique n'empêche pas la validation — c'est à vous de juger, au vu du motif et de l'historique du caissier, si l'écart est acceptable.
• Un bordereau rejeté doit être expliqué par un motif clair : le caissier concerné en sera informé pour régularisation.
• Notifications. Vous êtes prévenu d'un écart de caisse à la fermeture (« Écart de caisse à la fermeture », toujours) et de la fermeture d'une session (« Session de caisse fermée », si l'option « Notifier les valideurs de bordereau à chaque fermeture de caisse » est activée pour le site dans Finances → Configuration Financière → Gestion Caisses) ; un clic ouvre la liste des bordereaux. Le caissier reçoit une notification « Décision sur votre bordereau » dès que vous validez ou rejetez, et les notifications de fermeture et d'écart correspondantes passent à « lues ».
• Cette validation est accessible au chef de caisse, au comptable et à l'administrateur ; un caissier standard ne peut que générer son propre bordereau (voir "Générer un bordereau"), pas le valider.
• Après chaque validation ou rejet, la liste se recharge toute seule : le statut affiché est toujours celui qui est enregistré.

Et ensuite ?

Une fois un bordereau validé, ses ventes peuvent être intégrées à la comptabilité : voir Intégrer les ventes de la caisse. Depuis ce module, une fermeture « À valider d'abord » offre un bouton Valider dans Finances qui mène directement à cet écran.