Ouvrez le module Finances, onglet Facturation, sous-onglet Périodes.
Cliquez sur "Nouvelle période" : renseignez la date de début (souvent calculée automatiquement à partir de la fin de la période précédente), la date de fin, et le type de facturation (Patient uniquement, Assurance uniquement, ou Les deux).
Une période nouvellement créée est "En préparation". Ouvrez-la puis cliquez sur "Préfacturer" : le système analyse toutes les venues non facturées de la période et affiche un aperçu (répartition par patient et par assurance, nombre de tickets).
Quand un patient est couvert par plusieurs assurances (une Principale et des Secondaires, voir Facturation assurance tiers payant), la rubrique "Par assurance" de l'aperçu répartit le montant entre elles : chaque assurance apparaît avec sa propre part, et non plus seulement la Principale. Le total "Assurance" de la période ne change pas.
Vérifiez l'aperçu, puis cliquez sur "Valider" : la période passe en statut "En validation".
Cliquez sur "Générer factures" et choisissez le type de factures à produire (patient et/ou assurance selon le type de la période). La génération peut prendre quelques instants.
Les factures générées apparaissent dans les onglets "Factures patient" et "Factures assurance" de la période, avec leur montant.
Une facture assurance est générée par assureur, et chacune ne réclame que la part de cet assureur. Pour un acte à 5 000 F couvert par trois assurances, GAM reçoit une facture de 2 500 F, IFRAQ une de 1 500 F et SALAM une de 1 000 F. Chaque facture porte le nom de l'assureur comme destinataire, le numéro d'adhérent du patient chez cet assureur, la base de calcul, le taux effectif et la part à régler, ainsi que sa propre certification e-MECeF (code MECeF/DGI et QR code) pour ce montant exact.
La facture assurance ne se génère jamais manuellement, une par une : elle n'existe que via ce circuit par période, à la différence de la facture patient qui peut aussi être générée isolément (voir "Créer une facture").
Annuler une période remet toutes ses venues au statut "open" (non facturées) — cette action est irréversible et à réserver aux erreurs de configuration de la période.
Tickets encaissés avant le suivi de la part de chaque assurance : ils ne détaillent pas qui a couvert quoi. Leur montant assurance est attribué, comme auparavant, à l'assurance Principale du patient à la date du ticket ; seuls les tickets récents sont répartis entre les assurances.
Un montant assurance dont aucun assureur n'est identifiable à la date du ticket (par exemple le patient n'avait alors aucune assurance enregistrée) n'est rattaché à aucune facture assurance : il apparaît dans le total "Assurance" de la période mais pas dans la rubrique "Par assurance" ni dans les factures. Comparez ces deux totaux avant de valider.
Cette fonctionnalité nécessite les droits d'écriture sur la facturation (chef de caisse) ; le comptable dispose d'un accès en consultation aux périodes déjà créées mais ne peut pas déclencher la préfacturation, la validation ou la génération.
