Cycle d'achat : de la facture fournisseur au règlement

Ce que vous allez apprendre

• Enchaîner les bons écrans pour enregistrer un achat, le régler, puis vérifier que le compte fournisseur est bien soldé

Contexte

C'est le miroir du cycle de vente : un achat à crédit produit une écriture qui constate la dette envers le fournisseur, puis une seconde qui constate son règlement. Les deux doivent être lettrées ensemble pour que le compte fournisseur apparaisse soldé.

Étapes

1. Si le fournisseur n'existe pas encore, créez sa fiche : voir Gérer les tiers. Elle génère automatiquement un compte auxiliaire sous 401 Fournisseurs.
2. Enregistrez l'achat via Saisie par modèle → journal Achat :
   • Choisissez le compte racine "Achat de" (Marchandises, Fournitures, Achats stockés ou Autres achats) — cela préremplit le compte à débiter proposé.
   • Ouvrez la liste déroulante de chaque compte et cliquez sur l'entrée précise (le compte auxiliaire du fournisseur pour le crédit) — un numéro simplement affiché n'est qu'une suggestion tant que vous n'avez pas cliqué dessus dans la liste.
   • Contrairement à une Vente, le numéro de pièce est ici optionnel — mais renseignez-le si vous avez une facture fournisseur pour faciliter vos recherches et rapprochements ultérieurs.
   • Enregistrez puis validez l'écriture depuis la liste.
3. Réglez le fournisseur via Saisie par modèle → journal Caisse ou Banque :
   • Sélectionnez le règlement "Fournisseur", puis le fournisseur concerné — les comptes se préremplissent selon ce tiers (confirmez-les en cliquant réellement dans leur liste).
   • En banque, choisissez le mode (chèque émis, carte, virement) selon votre moyen de paiement réel.
4. Lettrez l'achat et son règlement sur le compte fournisseur : voir Lettrer les écritures. Sélectionnez le compte, cochez la facture (au débit du compte fournisseur) et le règlement (au crédit), puis "Lettrer".
5. Vérifiez le solde du compte fournisseur via Consulter la balance des comptes (balance auxiliaire sur ce fournisseur) ou le Grand livre du compte pour le détail chronologique.

Points d'attention

• Si vous réglez immédiatement au comptant, saisissez l'achat puis le règlement à la suite et lettrez tout de suite — inutile d'attendre une échéance.
• Un achat lié à une immobilisation (matériel, mobilier durable...) ne doit pas passer par ce cycle en écriture libre : WIMA-COMPTA propose de basculer vers l'interface dédiée aux immobilisations dès qu'un compte de cette nature est détecté en Saisie experte — voir Gérer les immobilisations.
• Un fournisseur non payé reste visible avec son solde dans la balance jusqu'à son règlement effectif et son lettrage.