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Cycle de vente : de la facture à l'encaissement

Ce que vous allez apprendre​

  • Enchaîner les bons écrans pour enregistrer une vente, l'encaisser, puis vérifier que le compte client est bien soldé

Contexte​

Une vente à crédit se traduit toujours par au moins deux écritures distinctes dans WIMA-COMPTA : celle qui constate la vente (le client vous doit de l'argent) et celle qui constate l'encaissement (il vous a payé). Ces deux écritures doivent ensuite être lettrées ensemble pour que le compte client apparaisse soldé. Ce guide relie les écrans dans l'ordre où vous les utilisez réellement.

Étapes​

  1. Si le client n'existe pas encore, créez sa fiche : voir Gérer les tiers. Elle génère automatiquement un compte auxiliaire sous 411 Clients (ex. "1A001 - Client X").
  2. Enregistrez la vente via Saisie par modèle → journal Vente :
    • Choisissez le compte racine "Vente de" (Marchandises, Produits, Travaux ou Services selon ce que vous vendez) — cela déclenche l'apparition et le préremplissage des champs Compte à débiter/créditer.
    • Ouvrez bien la liste déroulante de chaque compte et cliquez sur l'entrée précise (le compte auxiliaire du client, pas seulement la racine 411) : un numéro affiché sans ce clic n'est qu'une suggestion et bloquera l'enregistrement.
    • Le numéro de pièce (facture) est obligatoire pour ce journal.
    • Enregistrez : l'écriture apparaît en statut "Nouveau", puis validez-la depuis la liste (action "Valider").
  3. Encaissez le règlement dès réception, via Saisie par modèle → journal Caisse (espèces) ou Banque (chèque, carte, virement) :
    • Sélectionnez le règlement "Client", puis le client concerné — les comptes à débiter/créditer se préremplissent selon ce tiers (même règle qu'à l'étape 2 : confirmez le compte proposé en le sélectionnant réellement dans sa liste).
    • Pour un chèque ou une carte reçus d'un client, une étape "Dépôt"/"Enregistrement" (ou "Post-") détermine les comptes utilisés — voir le détail des sous-cas dans la page de référence.
  4. Lettrez la vente et son encaissement. Depuis Lettrer les écritures, sélectionnez le compte client, cochez les deux lignes (la vente au crédit du compte, l'encaissement au débit), puis "Lettrer" — la boîte de dialogue confirme si la sélection est équilibrée.
  5. Vérifiez que le compte client est soldé. Consulter la balance des comptes filtrée sur ce client (balance auxiliaire) doit afficher un solde de fin à zéro si la vente est intégralement payée ; sinon le solde restant indique l'encours encore dû. Le Grand livre du compte donne le détail chronologique des deux écritures.

Points d'attention​

  • Ne sautez pas l'étape de lettrage même si les montants se compensent visuellement dans la balance : sans lettrage explicite, WIMA-COMPTA ne considère pas la créance comme soldée et elle continue d'apparaître comme en attente sur les relances/rapprochements.
  • Pour une vente réglée immédiatement (comptant), vous pouvez saisir la vente et l'encaissement à la suite l'un de l'autre puis les lettrer tout de suite — pas besoin d'attendre.
  • Si le client ne paie jamais ce qu'il doit, le solde persiste dans la balance jusqu'à un traitement dédié (avoir, créance irrécouvrable) qui sort du cadre de ce guide.